How to: Der Serious Games Ausschreibungsguide für Museen

Sie sind ein Museum oder eine Kultureinrichtung und möchten ein Serious Game entwickeln? Mit einer durchdachten Serious Games Ausschreibung finden Sie das passende Game Studio für Ihr Projekt. Doch worauf sollten Sie achten? Welche Fehler gilt es zu vermeiden?

Als erfahrenes Studio für Spieleentwicklung in Museen haben wir zahlreiche Ausschreibungen gesehen – von großartig bis problematisch. Viele Museen stehen vor neuen Herausforderungen, wenn sie ihr erstes Serious Game umsetzen. In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie eine effektive Ausschreibung formulieren und sicherstellen, dass Sie das richtige Game Studio für Ihr Vorhaben finden.

Inhaltsverzeichnis

• • 1. Planen Sie genug Zeit für alle Phasen der Serious Game Ausschreibung
  • 2. Transparenz ist das A und O
  • 3. Inhaltlicher Rahmen: Wer und was soll erreicht werden?
  • 4. Ausstellungsgestaltung und Spieleentwicklung zusammen denken
  • 5. Was soll das Angebot umfassen?
  • 6. Formulieren Sie Ihre Anforderungen klar und eindeutig
  • 7. Bewertungsmatrix: Klare Kriterien für die Auswahl
  • 8. Sparen Sie Papier und setzen Sie auf digitale Einreichungen
  • Checkliste: Erfolgreiche Serious Game Ausschreibung für Museen

1. Planen Sie genug Zeit für alle Phasen der Serious Games Ausschreibung

Ein Serious Game entsteht nicht über Nacht – genauso wenig wie eine gute Ausschreibung. Planen Sie für jeden Schritt ausreichend Zeit ein:

• Vorbereitung der Ausschreibung (mind. 2-3 Monate)
  • Klärung der internen Anforderungen, Ziele & Budgetrahmen
  • Definition der Zielgruppe und des Nutzungsszenarios
  • Abstimmung mit Ausstellungsgestaltung (falls relevant)
• Ausschreibungsphase (mind. 6-8 Wochen)
  • Studios brauchen ausreichend Zeit für fundierte Angebote
  • Möglichkeit für Rückfragen der Anbieter einplanen
• Bearbeitung der Angebote (mind. 4-6 Wochen)
  • Angebote detailliert prüfen und bewerten
  • Follow-Ups mit den Studios führen

Tipp: Eine überhastete Ausschreibung führt zu unklaren Angeboten & schlechten Ergebnissen. Planen Sie genügend Vorlaufzeit ein!

2. Transparenz ist das A und O

Studios benötigen klare Informationen, um realistische Angebote abzugeben. Folgende Punkte sollten unbedingt transparent gemacht werden:

Zeitrahmen: Wie flexibel ist das Projekt?

Die Entwicklung eines Serious Games ist ein kreativer, iterativer Prozess. Besonders wichtig sind die inhaltliche Ausarbeitung zu Beginn und das Testing am Ende. Unsere Museumsprojekte dauern meist mindestens 9 Monate bis 2 Jahre. Gibt es für das geplante Projekt ein fixes Releasedatum? Oder ist der Zeitrahmen flexibel? Diese Information ist essentiell für eine realistische Planung.

Budgetrahmen: Warum Transparenz hier entscheidend ist

Serious Games haben viele Variablen (z. B. Spieldauer, Systemkomplexität, Illustrationsaufwand, Testphasen). Ein ungenanntes Budget führt zu Unterbietungen und unrealistischen Angeboten. Studios kalkulieren dann nicht auf Basis der besten Lösung, sondern darauf, möglichst günstig zu erscheinen. Oft mit negativen Folgen für das Endprodukt. Besser:

• Budgetspanne offen kommunizieren, um valide Kalkulationen zu ermöglichen
• Alle nötigen Expert:innen berücksichtigen (Game Design, Narrative Design, UI-Design, Illustration, Animation, Sound Design, Entwicklung, Projektleitung)
• Vorab-Beratung einholen, wenn Unsicherheit über die Budgethöhe besteht

Praxisbeispiel: Beim Spiel „Spuren auf Papier“ war das Budget begrenzt. Doch durch frühzeitige Transparenz über finanzielle Rahmenbedingungen konnte es realistisch geplant und in einem angepassten Umfang umgesetzt werden.

3. Inhaltlicher Rahmen: Wer und was soll mit dem Serious Game erreicht werden?

Sie müssen kein detailliertes Spielkonzept erstellen – dafür gibt es Expert*innen. Aber Sie sollten Ihre Intention klar formulieren. Mindestens diese Fragen sollten Sie beantworten können:

1. Welche Zielgruppe möchten Sie erreichen? (Alter, Spielvorerfahrung, Wissen zur Thematik)
2. Welches Vermittlungsziel verfolgen Sie? (Wissensvermittlung, Empathie fördern, Diskussionen anregen?)
3. Wie und wo wird das Spiel genutzt? (Wie sieht das Nutzungszenario aus? In einer Ausstellung, als mobiles Angebot, allein oder in Gruppen?)
4. Wozu dient das Projekt? (Ist das Spiel Teil einer Ausstellung? Oder eher eine Erweiterung des Museumsangebots?

Praxisbeispiel: Herbst ’89 richtete sich an eine junge, medienaffine Zielgruppe (16- bis 35-jährige, Individualbesucher*innen). Ziel war, anhand der Friedlichen Revolution Geschichte als Prozess und als Summe von Entscheidungen und Zufällen erfahrbar zu machen. Zudem sollte das Spiel in eine Ausstellung eingebettet werden. Das setzt einen schnellen Spieleinstieg und Kurze Spielsessions voraus. Gleichzeitig bedeutet es, dass im Spiel durchaus Leerstellen möglich sind, die außerhalb des Spiels gefüllt und kontextualisiert werden.

4. Ausstellungsgestaltung und Spieleentwicklung zusammen denken

Ist das Serious Game in eine Ausstellung eingebunden? Dann sollte die Zusammenarbeit zwischen Game Design und Szenografie frühzeitig eingeplant werden.

• Wird das Spiel stationär oder mobil genutzt?
• Sind physische Elemente (z. B. Touchscreens, Projektionen) vorgesehen?
• Ist das Serious Game ein eigenständiges Erlebnis oder Teil einer geführten Tour?

Praxisbeispiel: Bei “Herbst ’89” wurde der Raum selbst als erzählerisches Element genutzt: Eine immersive Raumgestaltung und Soundeffekte mit originalen Tondokumenten verstärkten das Spielerlebnis.

5. Was soll das Angebot umfassen?

Klare Vorgaben für Angebote helfen beiden Seiten. Geben Sie an, welche Informationen und Dokumente Sie von den Games Studios erwarten. Üblich sind:

• Vorstellung des Studios und seiner Arbeitsweise
• Vorstellung des Teams
• Referenzprojekte
• Ggf. erste Ideen (z. B. Moodboards oder Grobkonzept)

Achtung: Keine kostenlosen Kreativleistungen verlangen! Verlangen Sie keine unvergüteten Prototypen, Skizzen oder Konzepte. Kreative Arbeit hat Wert und sollte honoriert werden. Kalkulieren Sie die Vergütung anhand des erwarteten Arbeitsaufwands (z. B. Tagessätze).

6. Formulieren Sie Ihre Anforderungen klar und eindeutig

Ein häufiger Fehler in Ausschreibungen sind unklare oder missverständliche Formulierungen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, lassen Sie sich vor der Ausschreibung beraten. So vermeiden Sie unnötige Korrekturschleifen und Missverständnisse.

Praxisbeispiel: Ein Museum forderte in einer Ausschreibung einen „Prototyp“. Doch aus Sicht eines Game Studios bedeutet ein Prototyp eine frühe, unfertige Version mit Testcharakter – keine voll funktionsfähige Anwendung. Besser: Klar formulieren, ob ein Testmodell oder ein finales Produkt gewünscht wird.

7. Bewertungsmatrix: Klare Kriterien für die Auswahl

Transparenz ist auch bei der Auswahl der Bewerbungen wichtig. Erstellen Sie eine Bewertungsmatrix, die nachvollziehbar macht, nach welchen Kriterien die Angebote bewertet werden. Dies hilft Studios, sich gezielt auf die relevanten Aspekte zu konzentrieren. Entscheidende Kriterien können z.B. sein:

• Qualität des Konzepts
• Erfahrung und Portfolio des Studios
• Passung zur Zielsetzung

Tipp: Vermeiden Sie eine reine Preisbewertung! Ein Ausschreibungsverfahren, das 100 % auf den niedrigsten Preis setzt, ist für kreative Prozesse ungeeignet und wirkt unseriös.

8. Sparen Sie Papier und setzen Sie auf digitale Einreichungen

Fassen Sie Ihre Ausschreibung so knapp und präzise wie möglich. Niemand möchte sich durch 100 Seiten Vertragswerk kämpfen. Sofern zulässig, setzen Sie auf digitale Einreichungen per Email oder Ausschreibungsplattformen anstelle von Papierformularen und Postversand.

Kurz und Knapp: So erstellen Sie erfolgreich eine Serious Games Ausschreibung für Museen

Nutzen Sie diese Checkliste, um eine klare, transparente und effektive Ausschreibung für Ihr Serious Game zu erstellen.

 

1. Zeitmanagement für die Ausschreibung

☐ Vorbereitung (2–3 Monate): Ziele, Budget, Nutzungsszenario klären
☐ Ausschreibungsphase (6–8 Wochen): Studios genug Zeit für Angebote geben
☐ Bearbeitung der Angebote (4–6 Wochen): Angebote prüfen, vergleichen & nachfragen

2. Transparenz

☐ Zeitrahmen: Gibt es ein fixes Releasedatum oder ist der Zeitrahmen flexibel?
☐ Budgetrahmen: Wird offengelegt, um realistische Angebote zu ermöglichen

3. Inhaltlicher Rahmen

☐ Wer ist Zielgruppe
☐ Was ist das (Vermittlungs-)Ziel
☐ Wie ist das Nutzungsszenario?

4. Spiel & Ausstellung zusammen denken

☐ Ist das Spiel in eine Ausstellung eingebunden?
☐ Werden Szenografie & Game-Design frühzeitig aufeinander abgestimmt?
☐ Sind physische oder digitale Elemente (z. B. Touchscreens, Projektionen) vorgesehen?

5. Klare Vorgaben für das Angebot

☐ Welche Inhalte soll das Angebot enthalten?
☐ Kreativleistungen müssen vergütet werden

6. Präzise Formulierungen verwenden

☐ Fachbegriffe korrekt nutzen (Ein „Prototyp“ ist kein fertiges Spiel!)
☐ Sind die Anforderungen eindeutig, um Missverständnisse zu vermeiden?

7. Bewertungsmatrix für eine faire Auswahl

☐ Welche Kriterien werden bewertet? (z. B. Konzept, Methodik, Erfahrung, Preis)
☐ Wie werden die Kriterien gewichtet? (Preis nicht das einzige Kriterium!)
☐ Ist die Bewertung transparent & nachvollziehbar?

8. Digitale Einreichung & schlanke Ausschreibung

☐ Ist die Ausschreibung kurz & präzise formuliert?
☐ Werden digitale Einreichungen bevorzugt (E-Mail, Online-Formular)?
☐ Wurde unnötiger Papieraufwand vermieden?

 

Wenn Sie diese Checkliste beachten, erhalten Sie präzisere und passgenauere Angebote von Game Studios. Haben Sie weitere Fragen? Planen Sie eine Serious Games Ausschreibung? Wir beraten Sie gern in einem kostenlosen Gespräch, damit Ihre Ausschreibung ein voller Erfolg wird! Jetzt Kontakt aufnehmen.